上海职场中处理邮件的四个原则

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　　邮件，这不是工作当中的细节吗?难道一封邮件还能使一个人失去工作?这真的不是骇人听闻——我朋友的公司前两天就开除了一个助理，原因是她漏处理了一封老板的邮件，使公司失去了一个大单生意，老板一怒之下就把他辞退了。据朋友说，这个助理平时工作认真努力，与同事关系很好，领导对他的工作也很满意，完全没想到她竟会在工作中出出这么大的纰漏。

　 由于网络的发达，目前电子邮件已经成为我们工作当中的重要工具和沟通手段，所以我们有必要掌握好邮件的处理方法，让它成为我们的工作助手，而不是成为一颗定时炸弹，在自己还在努力干活时，就莫名其妙地炸开，把工作都丢掉了!具体说到邮件的处理，其实我们只要做好以下四点，就没问题了。

　　第一，尽量少做邮件分类。

　　我们很多人在邮件管理时喜欢做分类，把已经读过的邮件放到不同的文件夹。这样做看似清晰，实则非常容易出错。为什么呢?首先，分类因为所遵循的原则不同，所以非常容易交叉。比如一封邮件既属于会议记录，又属于重要参数，那么到底应该怎么归类呢?就算你犹豫再三终于把它放到了“重要参数”文件夹当中，那么当再次需要时，你还是有可能会到“会议记录”文件夹中去查找，这样不但归类时浪费时间和脑力，而且查找时也很低效。

　　第二，万一你像前面讲到的那个助理一样不小心归错了位，就有可能耽误工作。

　　因此倒不如简化分类，只保留两个文件夹：“已处理”和“待办”。现在邮箱都具有强大的搜索功能，当我们想要查找邮件时，只需要输入关键字就可以快速获得要找的信息，这比肉眼去文件夹中翻找效率高多了。这样无论是管理还是利用邮件，都能够节省大量的时间。

　　第二，当日邮件当日处理完毕。

　　这样做可以避免重要信息的遗漏。虽然我们每天接收邮件的时间并不是统一的，但我们可以根据个人情况确定邮件的查阅时间和次数，集中查看邮箱。

　　第三，每封邮件只读一次。

　　很多人都有这样的习惯：将所有的未读邮件都读过之后，再统一采取行动。但这样做有两个弊端：一，一旦阅读工作中途被打断，就很容易遗忘一些事情;二，有些邮件在阅读之后心中已经有了大致的解决方案，可如果不马上行动，等回过头来再处理时又要重新思考，这样反反复复非常浪费时间。所以，要养成每封邮件只读一次的习惯。

　　第四，对每一封邮件执行4D处理。

　　所谓4D，就是行动(Do)，转发(Delegate)，搁置(Defer)和删除(Delete)。

　　1、行动

　　什么样的邮件应该马上行动呢?这里请遵守“两分钟法则”——即在两分钟内可以完成的事情请立即去做，比如简短的答复邮件，发送一份现成的资料等等。

　　2、转发

　　对于可以授权的工作，以及需要合作的项目，应该尽早把任务布置、通知出去，为执行的同事留出更多的时间。

　　3、搁置

　　就是指那些在短时间内无法完成的工作，把它放入“待办”文件夹。为了避免把“待办”文件夹变成“拖延”文件夹，什么邮件都丢进去，你需要在做这一步骤之前，保证三件事：

　　4、删除

　　许多人对删除邮件都有严重的心理障碍，生怕日后这些邮件还会派上用场。对于有些人不停地囤积东西，什么也无法丢弃的表现，在行为学上有一个名词，叫强迫性神经官能症。如果你也有这样的障碍情，不妨在删除邮件前想清楚以下几件事：想清楚这四点之后，你就可以大胆删除无用的邮件了。

　　如果你能在邮件管理时牢记上面的原则和方法，那么关于邮件处理的效率就会大大提高，而且也能有效避免因为漏读邮件而产生的各种工作错误。

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